CRM, Prozesse und Reporting für Agenturen und Dienstleister.

Von der Anfrage bis zur Leistung zusammenarbeiten

In Agenturen und Dienstleistungsunternehmen wechseln Informationen häufig zwischen Vertrieb, Projektleitung und Kundenbetreuung. Ein Angebot liegt im CRM, der Projektstart in einem anderen Werkzeug und die vereinbarten Ziele stehen in einer E-Mail. Fehlt eine saubere Übergabe, beginnt das Team mit Rückfragen oder arbeitet mit unterschiedlichen Angaben.

Wir verbinden CRM, Projektprozesse und Reporting so, dass Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar bleiben. Ausgangspunkt sind Ihre bestehenden Werkzeuge und Abläufe. Welche Systeme angebunden werden, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und dem vereinbarten Projektumfang ab.

Projekt- und Kundendaten verständlich ordnen

Für eine brauchbare Übersicht braucht jedes Projekt eine eindeutige Zuordnung zu Kunde, Verantwortlichen, Zeitraum und vereinbartem Umfang. CRM und Projekt- oder Finanzsystem müssen nicht dieselbe Aufgabe übernehmen: Wir legen fest, wo eine Information gepflegt wird und welche Daten andere Beteiligte benötigen.

Auslastung und Projektwirtschaftlichkeit lassen sich nur sinnvoll vergleichen, wenn die zugrunde liegenden Stunden, Budgets und Leistungen definiert sind. Ein Dashboard macht Daten sichtbar; es ersetzt keine vollständige Zeiterfassung oder fachliche Prüfung.

Client-Reporting mit klaren Datenquellen

Wenn ein Team regelmässig Zahlen aus Werbekonten, Analytics und Projektwerkzeugen zusammenstellt, lohnt sich die Prüfung der einzelnen Schritte. Welche Kennzahl beantwortet welche Kundenfrage? Wer prüft Datenlücken? Wann wird ein Bericht freigegeben?

Wir können vereinbarte Datenquellen verbinden und wiederkehrende Auswertungen vorbereiten. Kommentare, Besonderheiten und die Freigabe bleiben bei den verantwortlichen Personen. Das Vorgehen hängt von Zugängen, Datenqualität und den tatsächlich verfügbaren Integrationen ab.

Ein Beispiel für eine saubere Übergabe

Hypothetisches Beispiel: Ein Kunde nimmt ein Angebot an. Die verantwortliche Person prüft im CRM den vereinbarten Umfang und löst den Projektstart aus. Das Projektteam erhält Kunde, Ansprechpartner, Ziele und die nächsten Aufgaben. Fehlen Angaben oder schlägt eine Übertragung fehl, wird eine zuständige Person informiert.

So lässt sich ein wiederkehrender Ablauf testen, bevor weitere Schritte automatisiert werden. Unsere Seiten zu Kunden-Onboarding und Prozessautomatisierung beschreiben die zugrunde liegenden Aufgaben.

Von der Pipeline zur Übersicht für die Geschäftsleitung

Eine gemeinsame Betrachtung von offenen Angeboten, laufenden Projekten und vorhandener Kapazität unterstützt die Planung. Wichtig ist, Prognosen, tatsächlich beauftragte Leistungen und bereits erfasste Ergebnisse getrennt darzustellen. Definitionen und Aktualisierungsstand gehören zu jeder Kennzahl.

Je nach Aufgabe verbinden wir CRM-Beratung, Marketing Automation und CEO Dashboard & Reporting zu einem nachvollziehbaren Ablauf.

So starten wir

Gemeinsam wählen wir einen konkreten Prozess, beschreiben den aktuellen Ablauf und bestimmen einen überprüfbaren nächsten Schritt. Für die Umsetzung klären wir benötigte Zugänge, Datenverantwortung, Ausnahmen und Abnahmekriterien. Dokumentation und weitere Betreuung werden passend zum Projekt vereinbart.