Vom Abschluss zum startklaren Kundenprojekt.

Der Abschluss ist der Beginn der nächsten Übergabe

Nach einem gewonnenen Angebot brauchen mehrere Menschen dieselben Informationen: Was wurde vereinbart? Wer betreut den Kunden? Welche Unterlagen fehlen? Wann kann die Leistung beginnen? Werden diese Angaben erneut in Formulare, Projektwerkzeuge und Tabellen übertragen, entstehen vermeidbare Rückfragen.

Wir verbinden den Abschluss im CRM mit dem anschliessenden Kunden-Onboarding und Ihren Projektprozessen. Der Ablauf richtet sich nach Ihrer Leistung, den beteiligten Rollen und den bestehenden Werkzeugen. Ein Coaching-Programm benötigt andere Schritte als ein individuell geplantes Beratungsprojekt.

Eindeutige Startbedingungen statt eines unkontrollierten Auslösers

Ein einzelner CRM-Status sollte nicht ungeprüft sämtliche Folgeaktionen starten. Wir definieren gemeinsam, wann ein Auftrag tatsächlich bereit ist: Welche Angaben müssen bestätigt sein? Ist eine Unterschrift oder Zahlungsprüfung erforderlich? Wer darf den Start freigeben?

Auch die Behandlung einer Änderung muss klar sein. Wird der Umfang angepasst oder ein Auftrag storniert, darf der Ablauf nicht unbemerkt im alten Zustand weiterlaufen. Bereits angelegte Kunden, Zugänge und Projekte werden anhand eindeutiger Zuordnungen erkannt.

Welche Arbeitsschritte sich verbinden lassen

Wir grenzen zuerst einen durchgängigen Ablauf ab und prüfen die Schnittstellen der vorhandenen Systeme. Welche Schritte automatisiert werden, wird anhand Ihres Prozesses entschieden.

• Bestätigte Kundendaten aus dem CRM in die vereinbarten Zielsysteme übernehmen.

• Projekt, Aufgaben und Zuständigkeiten nach einer passenden Vorlage anlegen.

• Notwendige Unterlagen anfordern und ihren Eingang nachvollziehbar halten.

• Zugänge oder interne Übergaben nach den vereinbarten Freigaben auslösen.

• Team und Kunden über den tatsächlichen nächsten Schritt informieren.

• Ausnahmen sichtbar machen und an eine verantwortliche Person übergeben.

Projektmanagement mit dem Kundenprozess verbinden

Ein Projektwerkzeug ersetzt keine abgestimmte Arbeitsweise. Wir klären, welche Meilensteine einen Fortschritt belegen, wie Verantwortliche wechseln und wann eine Aufgabe als erledigt gilt. Das CRM muss nicht jedes Projektfeld duplizieren; es sollte die Informationen erhalten, die für Kundenbetreuung und Geschäftsleitung relevant sind.

Für wiederkehrende Leistungen können Vorlagen hilfreich sein. Sie werden an Ihre Fälle angepasst und bekommen klare Ausnahmen. Ein Sonderprojekt soll nicht in ein Standardraster gezwungen werden, nur weil bereits eine Vorlage existiert.

Einführung und überprüfbare Abnahme

Zum Test gehören ein vollständiger Standardfall, ein fehlendes Pflichtfeld, eine geänderte Bestellung und ein bereits vorhandener Kunde. Wir prüfen nicht nur, ob eine Aufgabe erstellt wurde, sondern ob die zuständige Person damit arbeiten kann und die nächste Übergabe vollständig ist.

Mögliche Messgrössen sind die Zeit bis zum Projektstart, fehlende Unterlagen, offene Übergaben und Rückfragen zwischen den Teams. Die gelieferten Abläufe werden dokumentiert und im vereinbarten Umfang betreut. Zusätzliche Leistungen oder neue Projektarten werden als weitere Entwicklung geplant.

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