Ein klarer nächster Schritt für jeden Lead und jedes Angebot.

Vertrieb automatisieren, ohne den Kundenkontakt zu verlieren

Neue Anfragen kommen über Formulare, E-Mail, Werbung oder Empfehlungen. Danach wechseln Zuständigkeiten zwischen Erstkontakt, Terminvereinbarung, Beratung und Abschluss. Wenn Informationen in einzelnen Postfächern bleiben, weiss das Team oft nicht, wer als Nächstes handeln soll.

Wir verbinden diese Übergaben mit Ihrem CRM. Die Automatisierung unterstützt die Arbeitsweise Ihres Teams: Sie ordnet Anfragen zu, bereitet Informationen vor und macht offene Schritte sichtbar. Gespräche, individuelle Entscheidungen und verbindliche Zusagen bleiben bei den zuständigen Menschen.

Vom Eingang bis zur Übergabe an Setter und Closer

Zuerst definieren wir, wann eine Anfrage als bearbeitbar gilt, welche Angaben fehlen und wer sie übernimmt. Setter- und Closer-Teams benötigen klare Übergabekriterien, gemeinsame Statuswerte und eine nachvollziehbare Historie. Automatische Aufgaben allein reichen nicht, wenn niemand für ihre Bearbeitung verantwortlich ist.

• Anfragen erfassen, bestehenden Kontakten zuordnen und Dubletten prüfen.

• Zuständigkeit nach vereinbarten Regeln vergeben und fehlende Angaben sichtbar machen.

• Termine, Gesprächsergebnisse und nächste Aktivitäten im CRM verbinden.

• Überfällige Schritte und Ausnahmefälle an die verantwortliche Person melden.

Angebote versenden und gezielt nachfassen

Ein freigegebenes Angebot kann aus den vorhandenen CRM-Daten vorbereitet und versendet werden. Wir legen gemeinsam fest, welche Angaben vorliegen müssen, wann eine Freigabe erforderlich ist und wie Änderungen am Angebot behandelt werden. Die gültige Version und der Versandstatus bleiben am Vorgang nachvollziehbar.

Für Follow-ups prüfen wir nicht nur ein Datum. Eine Antwort, ein vereinbarter Rückruf, ein gewonnenes oder verlorenes Angebot sowie ein Widerspruch müssen den Ablauf beeinflussen. So erhält ein Kunde keine unpassende Erinnerung, während das Team bereits mit ihm spricht.

Wo KI sinnvoll unterstützt

KI kann Gesprächsnotizen zusammenfassen, Inhalte aus einer Anfrage strukturieren oder einen passenden Entwurf für ein Follow-up vorbereiten. Ob der Entwurf automatisch versendet werden darf, hängt vom Anwendungsfall und den vereinbarten Kontrollen ab. Preise, Leistungsumfang und individuelle Zusagen werden nicht aus Vermutungen ergänzt.

Wir testen auch Sonderfälle: zwei gleichzeitige Anfragen derselben Person, eine nachträgliche Antwort, ein geändertes Angebot und eine unterbrochene Schnittstelle. Ein Fehler braucht einen sichtbaren Bearbeitungsweg und darf nicht still zu einem zweiten Versand führen.

Erfolg anhand des tatsächlichen Vertriebsprozesses prüfen

Vor der Umsetzung halten wir den Ausgangszustand fest. Sinnvolle Messgrössen können die Zeit bis zur ersten Bearbeitung, Anfragen ohne zuständige Person, überfällige Aktivitäten und die Verteilung offener Angebote sein. Umsatz und Abschlussquote betrachten wir im Zusammenhang mit Lead-Qualität, Angebotsmix und Zeitraum.

Sie können mit einem konkreten Ablauf beginnen oder den Vertrieb innerhalb einer laufenden Digitalisierung schrittweise weiterentwickeln. Einführung, Dokumentation und Betreuung der gelieferten Systeme gehören zum vereinbarten Umfang. Neue Integrationen oder weitere Abläufe planen wir gemeinsam.

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