Palacios Relations GmbH
Gegründet 2012 von Gabriel Palacios, dem bekanntesten Hypnotherapie-Experten der Schweiz. International anerkanntes Ausbildungsinstitut auf über 1'000m². Umfassende Programme in Hypnotherapie (inkl. ASCA-anerkanntem Masterprogramm), Spezialisierungen in Schmerztherapie, Sporthypnose, Kinderhypnose, Geburtshypnose, medizinischen Grundlagen, Gesprächstherapie und Meditationscoaching. Über 3'500 Absolventen, dazu ein Kalender voller Seminare, Vorträge und Live-Events. 18 Mitarbeiter.
Projektdauer
6 Monate
Branche
Education & Training (Hypnotherapy Institute)
Unternehmensgrösse
18 Mitarbeitende
Website
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Introduction
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Von HubSpot-Datenchaos und fragmentierten Informationen zu einem sauberen System mit strukturiertem Vertrieb, automatisierten Erinnerungen und Cross-Channel-Reporting.
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The Challenge
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"Das Institut war über seine eigenen Systeme hinausgewachsen."
Palacios Relations betreibt zahlreiche verschiedene Ausbildungsprogramme und Spezialisierungen: vom Hypnotherapie-Diplom über das ASCA-anerkannte Masterprogramm bis zu Schmerz-, Sport-, Kinder- und Geburtshypnose, plus medizinische Grundlagen, Gesprächstherapie und Meditationscoaching. Dazu ein voller Kalender mit Seminaren, Vorträgen und Events. HubSpot war zum Datenchaos geworden, der Vertriebsprozess hatte keine klare Struktur. Die eigentliche Herausforderung lag darin, die Daten über all diese Programme und Events in eine kohärente interne Übersicht zu bringen, damit das Team endlich mit Transparenz sehen konnte, was passiert. Im Marketing standen Paid-Ads-Performance und organische Touchpoints in separaten Systemen, ohne einheitlichen Blick auf die Ergebnisse. E-Mail lief über ActiveCampaign mit eingeschränkter Deliverability. Und weil das Institut sensible personenbezogene Daten im DACH-Raum verarbeitet, musste jede Änderung vollständig DSGVO- und DSG-konform sein.

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The Solution
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"Wir haben den Kern neu aufgebaut und alles drumherum verbunden."
systemlink hat das HubSpot-Setup bereinigt und den Vertriebsprozess optimiert, sodass Struktur in die Deal-Verwaltung und Datenerfassung kam. Die zahlreichen Programme und Events wurden auf Datenebene verbunden, wodurch Palacios Relations erstmals eine einheitliche interne Übersicht mit echter Transparenz erhielt. Erinnerungen an Kundengespräche wurden über WhatsApp automatisiert, um Interessenten aktiv zu halten, was die Show-up-Rate und damit die Abschlussrate steigerte. Auf der Marketing-Seite wurden fortgeschrittene Reporting-Dashboards gebaut, die Paid-Ads und organische Touchpoints in einer Ansicht zusammenführen. Die gesamte E-Mail-Infrastruktur wurde von ActiveCampaign auf Customer.io migriert, eine umfangreiche Migration, und die Deliverability um ca. 10% pro Mail verbessert. Jeder Teil des Aufbaus wurde als DSGVO- und DSG-konform bestätigt.

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The Results
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Kundenerfolge
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