Finanzdienstleister

Neue Mandate in Tagen startklar. Ohne Compliance-Risiko.

Für Vermögensberater und Advisory-Firmen im DACH-Raum, die Onboarding, KYC-Dokumentation und Statusauskünfte automatisieren wollen, statt Backoffice aufzubauen.

KOSTENLOSES Audit buchen

6 h

weniger Onboarding-Aufwand pro Neukunde

Close CRM

Make

GTM Server-Side

[01]

Problem

Typische Probleme in Ihrer Branche

PROBLEM #01

OFFEN

Intake-Formulare per Mail, Ausweiskopien nachfordern, Mandatsvereinbarung hin und her: Bis ein neuer Mandant startklar ist, vergehen Wochen und Stunden an Handarbeit.

Onboarding frisst Tage

PROBLEM #02

OFFEN

Ausweise im Mailpostfach, Checklisten in Excel, Verträge im Laufwerk. Vor jeder Prüfung sucht jemand tagelang zusammen, was längst vollständig sein müsste.

KYC-Doku in fünf Tools verstreut

PROBLEM #03

OFFEN

Depotauszüge, Zahlungen und CRM-Einträge stimmen nie auf Anhieb überein. Der Abgleich läuft manuell, monatlich, und bindet Ihre besten Leute.

Transaktionen von Hand abgleichen

PROBLEM #04

OFFEN

Wie ist der Stand? Diese Frage landet per Mail und Telefon beim Berater, der erst selbst nachschauen muss. Das kostet Zeit und wirkt nicht wie Premium-Beratung.

Mandanten warten auf Auskunft

Das Problem ist nicht Ihr Team. Es ist der fehlende Prozess.

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Was Nichtstun kostet

78'000 EUR pro Jahr

12 neue Mandate pro Monat mal 6 Stunden manuelles Onboarding mal 90 EUR interner Stundensatz: So viel kostet Sie das Nichtstun allein beim Onboarding, ohne Suchzeiten und Statusanfragen.

[03]

So lösen wir das

Ein System, das Mandanten onboardet, dokumentiert und Auskunft gibt. Automatisch.

systemlink baut Finanzdienstleistern die Infrastruktur hinter dem Geschäft: ein zentrales System für Mandanten, Dokumente und Prozesse, das Onboarding, KYC-Ablage und Statusauskünfte im Hintergrund erledigt. Ihre Berater beraten, das System verwaltet.

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So funktioniert es

Sie starten klein und risikoarm. Wir wachsen mit Ihrem Ergebnis.

[01]

Analyse Workshop

Wir zerlegen Ihr Onboarding und Ihre Compliance-Prozesse und zeigen schwarz auf weiss, wo die Stunden verloren gehen.

[02]

Base Layer

Ein zentrales System für alle Mandanten, Dokumente und Verläufe. Jeder im Team sieht denselben, aktuellen Stand.

[03]

Automation Layer

Intake, ID-Verifikation, Mandatsvereinbarung und Ablage laufen von selbst. Rund 6 Stunden weniger pro Neukunde.

[04]

KI Layer

KI prüft eingereichte Dokumente vor, beantwortet Statusanfragen und fasst Mandate zusammen. Ihr Team entscheidet nur noch.

[05]

Custom Software

Wenn Standard nicht reicht: Mandantenportal oder Abgleich-Tool, exakt auf Ihre Prozesse gebaut.

[05]

Was Sie bekommen

Konkrete Systeme, keine Konzepte.

[01]

Base Layer: zentrales Mandanten-System

Close CRM als führendes System für Mandanten, Kontakte und Mandate, mit sauberem Datenmodell und klaren Pipelines. Dazu GTM Server-Side, damit Anfragen von Website und Kampagnen vollständig und datenschutzkonform im CRM ankommen.

[02]

Automation Layer: Onboarding-Strecke

Make-Workflows für den kompletten Intake: Digitales Formular schreibt direkt ins CRM, ID-Verifikation wird automatisch angestossen, die Mandatsvereinbarung geht zur digitalen Signatur raus. Jedes Dokument landet am richtigen Ort, die KYC-Checkliste füllt sich mit.

[03]

KI Layer: Dokumente und Auskünfte

KI-Vorprüfung eingereichter Unterlagen auf Vollständigkeit und Auffälligkeiten, automatische Antworten auf Standard-Statusanfragen und Zusammenfassungen jedes Mandats direkt im CRM. Freigaben bleiben immer bei Ihrem Team.

[04]

Custom Software: Portal und Abgleich

Ein Mandantenportal, in dem Kunden ihren Status selbst einsehen und Dokumente sicher hochladen. Dazu ein automatisierter Transaktionsabgleich mit Prüfprotokoll, der nur noch echte Abweichungen zur Kontrolle vorlegt.

[06]

ROI

Rechnet sich das?

AUSGANGSLAGE

Beratungsfirma mit 15 Mitarbeitenden, 8 davon mit Mandantenkontakt, rund 12 neue Mandate pro Monat, interner Stundensatz 90 EUR.

INVESTMENT

Projekt 25'000 bis 45'000 EUR je nach Umfang, dazu ein Retainer von 1'000 bis 2'500 EUR pro Monat für Betrieb und Weiterentwicklung.

RETURN

Rund 6 Stunden weniger pro Onboarding plus 4 bis 6 Stunden weniger pro Bearbeiter und Woche: über 1'400 Stunden im Jahr, rund 130'000 EUR an freigespielter Arbeitszeit für Beratung statt Verwaltung.

AMORTISATION

Amortisiert in 4 bis 7 Monaten.

Ein neuer Mandant sagt zu

VORHER

Der Berater schickt das Intake-Formular per Mail und wartet 2 bis 5 Tage auf den Rückläufer.
Das Backoffice tippt die Daten ins CRM ab und fordert fehlende Ausweiskopien nach (45 Minuten).
ID-Verifikation und KYC-Checkliste werden manuell abgearbeitet, Ablage verteilt auf drei Tools (90 Minuten).
Die Mandatsvereinbarung wird erstellt und per Mail zur Unterschrift geschickt (30 Minuten plus Wartezeit).
Unterschriebene Unterlagen kommen zurück, werden geprüft und nochmals abgelegt (60 Minuten).
Der Mandant fragt zweimal nach dem Stand, der Berater sucht die Antworten zusammen (30 Minuten).

MIT SYSTEMLINK

Der Mandant füllt den digitalen Intake aus, die Daten stehen sofort im CRM.
ID-Verifikation und Mandatsvereinbarung starten automatisch, die KYC-Checkliste füllt sich mit.
Alle Dokumente liegen automatisch am richtigen Ort, jederzeit prüfungsbereit.
Der Mandant sieht seinen Status selbst, der Berater geht direkt ins Erstgespräch.

Gerechnet für Firmen ab 5 Beratern; Base und Automation Layer stehen in der Regel nach 8 bis 12 Wochen.

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Beweis

Sehen Sie, wie das in der Praxis aussieht.

Case Study ansehen

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Über systemlink

Wir sind eine Schweizer Agentur mit DACH-Fokus und bauen Tracking-Infrastruktur, CRM-Systeme, Automatisierung und KI-Lösungen. Nicht als Berater mit Folien, sondern als Ingenieure: Wir bauen genau das seit Jahren, für uns selbst und für unsere Kunden.

Luka Jukic

CEO & System architect

[09]

Häufige Fragen

Die letzten Ja-aber-Gedanken.

Festpreis pro Layer, keine offenen Tagessätze und keine Überraschungen.

Ihre bestehenden Systeme bleiben im Einsatz, wir bauen darum herum statt alles neu.

Alle Accounts, Workflows und Daten gehören Ihnen, vollständig dokumentiert.

Die Umsetzung läuft neben dem Tagesgeschäft, ohne Unterbruch für Ihre Mandanten.

Wir arbeiten bereits mit einem CRM. Müssen wir wechseln?

Nein. Im Audit prüfen wir, ob Ihr bestehendes System als Basis taugt. Close CRM empfehlen wir nur, wenn ein Wechsel ohnehin ansteht oder Ihr aktuelles Tool die Prozesse nicht trägt.

Wir arbeiten bereits mit einem CRM. Müssen wir wechseln?

Nein. Im Audit prüfen wir, ob Ihr bestehendes System als Basis taugt. Close CRM empfehlen wir nur, wenn ein Wechsel ohnehin ansteht oder Ihr aktuelles Tool die Prozesse nicht trägt.

Wie sicher sind die Daten unserer Mandanten?

Alle Verarbeitungen laufen gemäss revDSG und DSGVO, mit Auftragsverarbeitungsverträgen für jedes eingesetzte Tool und rollenbasierten Zugriffen. Es verlässt kein Datensatz die Systeme, die Sie freigegeben haben.

Wie sicher sind die Daten unserer Mandanten?

Was passiert im kostenlosen Audit?

In 60 bis 90 Minuten gehen wir Ihr Onboarding und Ihre Compliance-Prozesse durch. Sie erhalten danach eine schriftliche Einschätzung mit konkretem Einsparpotenzial, unabhängig davon, ob Sie mit uns arbeiten.

Was passiert im kostenlosen Audit?

Wir sind nur 8 Leute. Lohnt sich das für uns?

Ja, ab etwa 5 Mitarbeitenden mit Mandantenkontakt rechnet sich die Automatisierung. Der Umfang wird auf Ihre Grösse zugeschnitten, niemand zahlt für Module, die er nicht braucht.

Wir sind nur 8 Leute. Lohnt sich das für uns?

Ja, ab etwa 5 Mitarbeitenden mit Mandantenkontakt rechnet sich die Automatisierung. Der Umfang wird auf Ihre Grösse zugeschnitten, niemand zahlt für Module, die er nicht braucht.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Der Base Layer steht nach 4 bis 6 Wochen, die Onboarding-Automatisierung folgt direkt danach. Nach 8 bis 12 Wochen ist die Entlastung im Alltag spürbar, alles neben dem laufenden Betrieb.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Der Base Layer steht nach 4 bis 6 Wochen, die Onboarding-Automatisierung folgt direkt danach. Nach 8 bis 12 Wochen ist die Entlastung im Alltag spürbar, alles neben dem laufenden Betrieb.

Zieht unser Team da mit?

In der Regel ja, weil Abtippen, Suchen und Nachfassen wegfallen, nicht die Arbeit selbst. Wir schulen das Team, und die Prozesse werden einfacher statt komplizierter.

Zieht unser Team da mit?

In der Regel ja, weil Abtippen, Suchen und Nachfassen wegfallen, nicht die Arbeit selbst. Wir schulen das Team, und die Prozesse werden einfacher statt komplizierter.

Machen wir uns damit von systemlink abhängig?

Nein. Alle Accounts laufen auf Ihren Namen, jeder Workflow ist dokumentiert und übergabefähig. Der Retainer ist optional und monatlich kündbar.

Machen wir uns damit von systemlink abhängig?

Nein. Alle Accounts laufen auf Ihren Namen, jeder Workflow ist dokumentiert und übergabefähig. Der Retainer ist optional und monatlich kündbar.

Hält automatisiertes KYC einer Prüfung stand?

Die Sorgfaltspflicht bleibt bei Ihnen, Entscheidungen trifft weiterhin ein Mensch. Das System sorgt für vollständige, zentral abgelegte und lückenlos nachvollziehbare Dokumentation, genau das, was Prüfer sehen wollen.

Hält automatisiertes KYC einer Prüfung stand?