Praxisprojekt FLEXXI Care: AWS-Daten mit HubSpot verbinden.

CRM und Plattformdaten im selben Systemzusammenhang

FLEXXI Care GmbH ist im Bereich Recruiting-SaaS tätig. Im dokumentierten Systemlink-Projekt wurden AWS-Datenbanken mit HubSpot verbunden. Zum Umfang gehören ausserdem eine gemeinsame Datenbasis, KPI-Tracker und interne Werkzeuge.

Dieser Projektüberblick beschreibt den öffentlich dokumentierten Umfang und erläutert den Zusammenhang zwischen Integration, Datenbasis und Auswertung.

Ausgangslage: die Customer Journey war nicht verbunden

Im vorhandenen Projektmaterial werden AWS-Daten, Marketing-Touchpoints und Vertriebsinformationen als getrennte Bereiche beschrieben. Sie waren nicht als gemeinsame Customer Journey verbunden. Das ist die Ausgangslage für die Verbindung der Datenbanken mit HubSpot.

Zur dokumentierten Lösung gehört eine Single Source of Truth zusammen mit KPI-Trackern und internen Tools. Damit werden Datenverbindung und ihre anschliessende Nutzung im selben Vorhaben betrachtet.

Was die Verbindung zwischen Datenbank und CRM bedeutet

Eine Plattform und ein CRM bilden unterschiedliche Teile eines Unternehmens ab. In der Datenbank können fachliche Vorgänge der Plattform liegen; im CRM werden Kundenbeziehungen und Vertriebsaktivitäten bearbeitet. Im FLEXXI-Projekt wurde die Verbindung zwischen diesen Bereichen hergestellt.

Allgemein braucht eine solche Verbindung klare Zuordnungen. Derselbe Kunde muss in den beteiligten Systemen wiedererkannt werden können. Welche Daten führend sind und wie Änderungen übertragen werden, muss für den jeweiligen Fall festgelegt werden. Bei einem neuen Vorhaben werden diese Fragen anhand der vorhandenen Systeme beantwortet.

Gemeinsame Datenbasis und KPI-Tracker

Die gemeinsame Datenbasis und die KPI-Tracker sind ausdrücklich Teil des dokumentierten Umfangs. Ihr Zusammenhang ist wesentlich: Kennzahlen sollten auf definierten Ausgangsdaten beruhen, statt unabhängig voneinander aus einzelnen Tabellen zusammengestellt zu werden.

Für ähnliche Projekte ist zu klären, welcher Zeitraum betrachtet wird, wie sich ein Status verändert und welche Daten aktuell verfügbar sind. Eine eindeutige Definition hilft beim Vergleich. Bei der Planung eines neuen Trackers ist diese Definition deshalb ein eigener Arbeitsschritt.

Interne Werkzeuge als Ergänzung

Zusätzlich wurden interne Tools aufgebaut. Damit beschränkte sich das Vorhaben nicht auf eine reine Verbindung im Hintergrund. Daten können auch dort nutzbar gemacht werden, wo Mitarbeitende mit ihnen arbeiten.

Welche Oberfläche oder Funktion sinnvoll ist, hängt von der Tätigkeit ab. Ein Bericht unterstützt andere Entscheidungen als eine Bearbeitungsansicht. Diese Unterscheidung hilft, den Umfang eines neuen internen Werkzeugs sinnvoll abzugrenzen.

Einordnung für Ihr Unternehmen

Wenn Plattformdaten, CRM und Reporting auseinanderlaufen, lohnt sich zuerst eine Aufnahme der Quellen und der benötigten Übergaben. Danach lässt sich entscheiden, ob eine vorhandene Schnittstelle ausreicht oder eine individuelle Integration erforderlich ist.

Der FLEXXI-Projektumfang zeigt eine Verbindung von Datenintegration, Kennzahlen und internen Werkzeugen. Er ist kein Beleg dafür, dass jede Recruiting-Plattform oder jedes SaaS-Unternehmen dieselbe Architektur benötigt. Ein sinnvoller Aufbau folgt Ihrer Datenlage und dem Arbeitsalltag Ihres Teams.

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