Treuhänder

Digitalisierung für Schweizer Treuhandbüros

Digitalisierung für Treuhänder. Mehr Zeit für Ihre Mandanten.

Wir verbinden Mandatsabläufe, Daten und bestehende Systeme. Von der Unterlagenbeschaffung bis zur Mandatssteuerung: weniger Nachfassen, klare Zuständigkeiten und mehr Zeit für persönliche Beratung – mit gezielter KI und Ihrem Fachteam am Steuer.

Mandatsalltag besprechen

Abläufe entdecken

Beispiel · Ihr digitaler MandatsablaufUnterlagen · Zuständigkeit · menschliche FreigabeX 0000 · Y 0000

Illustrative Mandatsverarbeitung …Illustrative Verarbeitungsvorgänge 0

0Phasen

Von der Analyse bis zum betreuten Betrieb

0Phasen

Von der Analyse bis zum betreuten Betrieb

0Pilot

Mit einem klar abgegrenzten Ablauf starten

0Sichten

Mandanten, Mitarbeitende und Inhaber

0Team

Gemeinsam mit Ihrem bestehenden IT-Partner

Systemlink Projekterfahrung
CRM · Daten · Automationen · branchenübergreifend

Lösungen

7 Anwendungsfelder · auf Ihr Büro abgestimmt

Lösungen

Was wir für Ihr Treuhandbüro verbinden

Mandatsaufnahme, Unterlagen, Kommunikation und interne Arbeit greifen ineinander. Wir beginnen bei Ihren tatsächlichen Engpässen und vorhandenen Werkzeugen. Die Beispiele zeigen mögliche Abläufe, keine Standardpakete.

Was wir für Ihr Treuhandbüro verbinden

(01)

Mandatsanfragen geordnet aufnehmen

(02)

Mandatsdaten und Unterlagen zuordnen

(03)

Angebote und Rückfragen nachverfolgen

(04)

Leistungen und Mandatszahlen verstehen

(05)

Mandanten proaktiv informieren

(06)

Mandate und Mitarbeitende einarbeiten

(07)

Wissensassistenz für Ihr Fachteam

Mit Ihren Mandaten, bestehenden Systemen und fachlichen Freigaben.

Ablauf 01

BEISPIEL · NACH IHREN REGELN

Mandatsanfragen geordnet aufnehmen

Neue Anfragen werden einer verantwortlichen Person zugeordnet. Anliegen, Gesprächsnotizen und nächste Schritte bleiben zusammen. Ein fachlicher oder persönlicher Erstkontakt richtet sich nach Ihren Regeln.

Mandatsanfrage

Anliegen einordnen

Zuständig

Nächster Schritt

Anfrage erfassen

Zuständigkeit klären

Gespräch vorbereiten

Mandatsanfragen

Ansprechpartner

Nächste Schritte

Diesen Ablauf besprechen

(01)

Mandatsanfragen geordnet aufnehmen

(02)

Mandatsdaten und Unterlagen zuordnen

(03)

Angebote und Rückfragen nachverfolgen

(04)

Leistungen und Mandatszahlen verstehen

(05)

Mandanten proaktiv informieren

(06)

Mandate und Mitarbeitende einarbeiten

(07)

Wissensassistenz für Ihr Fachteam

Mit Ihren Mandaten, bestehenden Systemen und fachlichen Freigaben.

Ablauf 01

BEISPIEL · NACH IHREN REGELN

Mandatsanfragen geordnet aufnehmen

Mandatsanfrage

Anliegen einordnen

Zuständig

Nächster Schritt

Anfrage erfassen

Zuständigkeit klären

Gespräch vorbereiten

Mandatsanfragen

Ansprechpartner

Nächste Schritte

Diesen Ablauf besprechen

Jeder Ablauf ist ein Beispiel. Ihr System entwickeln wir passend zu Ihren Prozessen und Werkzeugen.

Ihren Startprozess prüfen

Ablauf

4 Phasen · Umfang und Zeitplan nach Prüfung

Ablauf

Vom Engpass zum geordneten Mandatsalltag

Wir prüfen zuerst Ihre Abläufe, Daten und vorhandenen Anwendungen. Danach führen wir einen begrenzten Prozess ein, schulen Ihr Team und messen, was sich im Alltag verbessert.

01/04 · Klarheit

Phase 1

Klarheit und Prioritäten

Wir erfassen Ihren Kundenweg, Unterlagenfluss und interne Übergaben. Softwarebestand und Ausgangswerte zeigen, welcher Engpass zuerst angegangen wird.

Ergebnisse

Priorisierte Roadmap

Ausgangswerte

Erster Pilotumfang

Phase 2

Eine geordnete Grundlage

Wir strukturieren Stammdaten und Ablagen, legen führende Systeme und Zugriffe fest und stimmen uns mit Ihrem bestehenden IT- oder Softwarepartner ab.

Ergebnisse

Datenverantwortung

Rollen und Zugänge

Arbeitsstandard

Phase 3

Umsetzen und im Team einführen

Wir setzen den vereinbarten Ablauf um, testen normale Vorgänge und Fehlerfälle und starten mit ausgewählten Mandaten. Ihr Team wird geschult und nimmt die Lösung ab.

Ergebnisse

Getesteter Ablauf

Team-Schulung

Fachliche Abnahme

Phase 4

Betrieb und Verbesserung

Wir betreuen die vereinbarten Integrationen, dokumentieren Änderungen und besprechen Nutzung, Kennzahlen und neue Anforderungen mit Ihrem Büro.

Ergebnisse

Monitoring

Aktuelle Dokumentation

Gemeinsame Auswertung

Wirkung

Transparentes Aufwandsmodell · eigene Annahmen

Wirkung

Wie viel Zeit steckt zwischen den Mandaten?

Unterlagen nachfordern, Informationen suchen, Daten übertragen: Machen Sie Ihren manuellen Aufwand sichtbar. Der Rechner zeigt frei veränderbare Modellannahmen. Was wirklich entlastet wird, prüfen wir im Pilot.

Wie viel Zeit steckt zwischen den Mandaten?

Treuhand · Aufwand nachvollziehbar machenModellannahmen · frei anpassbar

Beteiligte Mitarbeitende10 Personen

Manueller Aufwand pro Person / Woche4 Std.

Arbeitswochen im Modell46 Wochen

Angenommener entlastbarer Anteil25 %

Manueller Aufwand im Modell / Jahr

1’840 Std.

Team × Wochenaufwand × Arbeitswochen.

Angenommene entlastbare Kapazität

460 Std.

Rechnerischer Anteil bei Ihrer Annahme von 25 %. Dieser Wert ist ein Szenario, keine zugesagte Einsparung.

Mit Ihren echten Abläufen prüfen →

Beispielwerte, keine Branchenbenchmarks. Vor einem Pilot messen wir die Ausgangslage. Freie Stunden sind nicht automatisch Gewinn; entscheidend sind nutzbare Kapazität, weniger Nacharbeit und der tatsächliche Betriebsaufwand.

Ausgangslage

Aufwand und Rückfragen im konkreten Prozess messen

Ausgangslage

Aufwand und Rückfragen im konkreten Prozess messen

Pilot

Einen begrenzten Ablauf mit Ihrem Team erproben

Pilot

Einen begrenzten Ablauf mit Ihrem Team erproben

Wirkung

Nutzung, Durchlaufzeit und Nacharbeit gemeinsam prüfen

Wirkung

Nutzung, Durchlaufzeit und Nacharbeit gemeinsam prüfen

ÜBERBLICK FÜR INHABER UND GESCHÄFTSLEITUNG

So steuern Sie Ihr Treuhandbüro.

Welche Mandate sind blockiert? Welche Unterlagen fehlen, wer hat Kapazität und welche Leistungen sind noch nicht fakturiert? Eine gemeinsame Übersicht führt bestätigte Daten zusammen. Die folgende Ansicht ist ein fiktives Beispiel; bestehende Cockpits prüfen wir zuerst.

muster.systemlink.chDEMO

Mandatscockpit

Fiktive Mandate · illustrative Beispieldaten

Beispieldaten

ÜbersichtBeispielmonat · CHF

Aktive Mandate48

Offene Unterlagen17

Anstehende Fristen9

Geplante Auslastung78 %

Auszug aus der Mandatsübersicht

Wo braucht Ihr Team den nächsten Schritt?

Mandat	Leistung	Verantwortlich	Status
Muster GmbH	Buchhaltung & Abschluss	Mandatsleitung 1	Unterlagen fehlen
Seeblick AG	Lohnadministration	Mandatsleitung 2	In Prüfung
Beispiel Handel GmbH	Buchhaltung	Mandatsleitung 1	In Bearbeitung
Demo Atelier AG	Mandatsaufnahme	Mandatsleitung 3	Vollmacht offen

Arbeitsprinzip

Führendes System bleibt klar

Bestätigte Arbeitsstände und offene Punkte aus den führenden Systemen gemeinsam sehen.

Nächster Schritt

Mit einem konkreten Ablauf beginnen.

Welche Daten verfügbar sind, prüfen wir mit Ihrem Büro und dem bestehenden Software- oder IT-Partner. Eine zusätzliche Übersicht entsteht nur bei klarem Mehrwert.

Ansicht auswählen · Zusammenhänge verstehenIllustration · fiktive Mandate

EIN ARBEITSPLATZ FÜR IHR TEAM

Jedes Mandat mit dem ganzen Kontext.

Unterlagen, Gesprächsnotizen, Aufgaben und nächste Schritte bleiben dem Mandat zugeordnet. Ihr Team kann persönlich anknüpfen und eine Stellvertretung übernimmt den dokumentierten Arbeitsstand. Die Ansicht zeigt ausschliesslich fiktive Beispieldaten.

SYSTEMLINK · GEMEINSAME MANDATSHISTORIEBEISPIELDATEN · FIKTIVES PROFIL

VON DER ANFRAGE BIS ZUR STELLVERTRETUNG

Arbeitsstand und Verlauf im Blick.

06 EINTRÄGE

UnterlagenHEUTE · 09:45
Die Eingänge sind dem Mandat und der Checkliste zugeordnet. Zwei Unterlagen bleiben offen; unklare Belege liegen zur Prüfung bereit.
POSTFACH + ABLAGE
KommunikationHEUTE · 09:10
Rückfragen, Zusagen und nächste Schritte stehen im gemeinsamen Verlauf. Die Stellvertretung kennt den Kontext.
GESPRÄCHSNOTIZ
AbwicklungGESTERN · 14:32
Termin, offene Punkte und zuständige Personen sind dem laufenden Mandat zugeordnet.
KALENDER + MANDATSÜBERSICHT
KommunikationGESTERN · 11:18
Eine Mitarbeitende hat den Entwurf geprüft und den aktuellen Bearbeitungsstand an den Mandanten gesendet.
ENTWURF → MENSCHLICHE FREIGABE
UnterlagenMONTAG · 15:04
Die benötigten Belege, Zugänge und Vollmachten wurden mit dem Mandanten geklärt.
MANDATSSPEZIFISCHE CHECKLISTE
AbwicklungVORBEREITET · STELLVERTRETUNG
Arbeitsstand, Ansprechpartner und offene Fragen stehen gemeinsam bereit. Rechte bleiben auf die Rolle begrenzt.
MANDAT → TEAMÜBERGABE

EINTRAG AUSWÄHLEN · GESPRÄCHSKONTEXT DARUNTER ANSEHEN

KONTEXT FÜR DAS NÄCHSTE GESPRÄCH

Drei Belege zugeordnet

Die Belege ergänzen den dokumentierten Arbeitsstand. Eine formale Zuordnung ersetzt keine fachliche Beurteilung durch die Mandatsleitung.

PERSÖNLICH ANKNÜPFEN

Unklaren Beleg prüfen und die verbleibenden Unterlagen gezielt anfordern.

Pilotbeispiele

5 Pilotideen · illustrative Abläufe

Pilotbeispiele

Mit einem konkreten Ablauf beginnen.

Vom ersten Kontakt bis zur sicheren Stellvertretung: Diese fünf Pilotideen zeigen, wie wir einen Engpass abgrenzen, bestehende Funktionen prüfen und den Nutzen gemeinsam messen.

Mit einem konkreten Ablauf beginnen.

Vom ersten Kontakt bis zur sicheren Stellvertretung: Diese fünf Pilotideen zeigen, wie wir einen Engpass abgrenzen, bestehende Funktionen prüfen und den Nutzen gemeinsam messen.

Pilotidee 01 · MandatsstartTreuhand · Pilotidee

PROZESSBEISPIEL · NACH PRÜFUNG KONFIGURIERBAR

Gezielt starten

klar abgegrenzter Prozess

Anfrage → arbeitsfähiges Mandat

Illustrativer Ablauf · vor Umsetzung prüfen

Ausgangslage

Verteilte Anfragen und unvollständige Angaben verzögern den Mandatsstart.

Mögliche Umsetzung

Anfrage erfassen, zuständige Person zuweisen, Angebot nachverfolgen und Vollmachten sowie Stammdaten strukturiert einholen.

Nutzen prüfen

Zeit bis zum Mandatsstart, fehlende Angaben und doppelte Eingaben vor und nach dem Pilot vergleichen.

Rahmen für den Pilot

StartAusgangslage messen

AbnahmeFachteam prüft

Verbundene Bausteine

AnfrageAngebotStammdatenFreigabe

Mandatsabläufe

8 Abläufe · beim Scrollen entdecken

Mandatsabläufe

Ihr Mandatsalltag. Durchgängig organisiert.

Ein geordneter Ablauf verbindet Mandanten, Mitarbeitende und Führung. Wir prüfen, welche Übergaben heute Aufwand verursachen und was Ihre bestehenden Systeme bereits abdecken.

Ihr Mandatsalltag. Durchgängig organisiert.

Ein geordneter Ablauf verbindet Mandanten, Mitarbeitende und Führung. Wir prüfen, welche Übergaben heute Aufwand verursachen und was Ihre bestehenden Systeme bereits abdecken.

(01)

Abb. 01 — Vom Erstkontakt zum startklaren Mandat

Ablauf 01 / 08

Mandatsaufnahme

Anfragen, Angebote, Vollmachten und Stammdaten werden in einem abgestimmten Ablauf erfasst. Ihr Team sieht Zuständigkeit, nächste Schritte und fehlende Angaben.

Anfragen und Angebote nachverfolgen
Stammdaten und Vollmachten anfordern
Dubletten vor der Übernahme prüfen
Mandatsstart nach Freigabe

4Bausteine dieses Ablaufs

(02)

Abb. 02 — Belege geordnet anfordern

Ablauf 02 / 08

Unterlagenbeschaffung

Mandatsspezifische Checklisten zeigen, was angefragt, eingegangen und noch offen ist. Erinnerungen richten sich nach dem tatsächlichen Stand.

Unterlagen sicher anfordern
Eingänge dem Mandat zuordnen
Erinnerungen bei Eingang stoppen
Unklare Belege zur Prüfung geben

4Bausteine dieses Ablaufs

(03)

Abb. 03 — Status und nächste Schritte

Ablauf 03 / 08

Mandantenkommunikation

Bestätigte Bearbeitungsstände werden zu verständlichen Statusmeldungen. Persönliche Ansprechpartner bleiben sichtbar; sensible Inhalte werden vor Versand geprüft.

Status aus führenden Systemen
Antwortentwürfe mit Kontext
Abgestimmte Versandregeln
Feedback nach Meilensteinen

4Bausteine dieses Ablaufs

(04)

Abb. 04 — Verantwortung wird sichtbar

Ablauf 04 / 08

Aufgaben und Fristen

Aufgaben, Fälligkeiten und Stellvertretungen werden gemeinsam geführt. Hinweise auf Blockaden helfen Ihrem Team, frühzeitig zu priorisieren.

Verantwortliche je Aufgabe
Zentrale Fristenübersicht
Stellvertretungen dokumentieren
Eskalationswege festlegen

4Bausteine dieses Ablaufs

(05)

Abb. 05 — Eine geordnete Informationsbasis

Ablauf 05 / 08

Daten und Ablage

Wir bereinigen Stammdaten und strukturieren Ablagen. Für jede Datenart wird festgelegt, welches System führt und wer Änderungen verantwortet.

Versionierte Dokumentenablage
Eindeutige Mandatskennungen
Rollen und Zugriffe regeln
Übertragungen nachvollziehen

4Bausteine dieses Ablaufs

(06)

Abb. 06 — Wissen bleibt im Büro

Ablauf 06 / 08

Team und Einarbeitung

Neue Mitarbeitende finden Rollen, Zugänge und Anleitungen an einem Ort. Dokumentierte Arbeitsstände erleichtern Ferienvertretungen und Übergaben.

Einarbeitungsplan je Rolle
Prozessbibliothek aufbauen
Mandatsübergaben dokumentieren
Zugänge bei Austritt entziehen

4Bausteine dieses Ablaufs

(07)

Abb. 07 — Vom Aufwand zur Auswertung

Ablauf 07 / 08

Leistungen und Finanzen

Erbrachte Leistungen, offene Rechnungen und tatsächlicher Aufwand werden nach vereinbarten Definitionen ausgewertet. Die Zahlen bleiben nachvollziehbar.

Nicht fakturierte Leistungen
Debitoren und Rückfragen
Aufwand je Mandat erfassen
Deckungsbeitrag klar definieren

4Bausteine dieses Ablaufs

(08)

Abb. 08 — Assistenz mit klaren Grenzen

Ablauf 08 / 08

Praktische KI

KI fasst freigegebene Informationen zusammen, markiert offene Punkte und bereitet Antworten vor. Berechtigungen und fachliche Freigaben gelten auch hier.

Mandatszusammenfassungen
Hinweise auf fehlende Angaben
Wissenssuche mit Quellen
Prüfung durch Ihr Fachteam

4Bausteine dieses Ablaufs

Welcher Ablauf bremst Ihr Büro?

Wir prüfen den konkreten Bedarf, Ihre Systeme und einen sinnvoll begrenzten Einstieg.

Mandatsalltag besprechen

01 / 08

Scrollen

(01)

Abb. 01 — Vom Erstkontakt zum startklaren Mandat

Ablauf 01 / 08

Mandatsaufnahme

Anfragen, Angebote, Vollmachten und Stammdaten werden in einem abgestimmten Ablauf erfasst. Ihr Team sieht Zuständigkeit, nächste Schritte und fehlende Angaben.

Anfragen und Angebote nachverfolgen
Stammdaten und Vollmachten anfordern
Dubletten vor der Übernahme prüfen
Mandatsstart nach Freigabe

4Bausteine dieses Ablaufs

(02)

Abb. 02 — Belege geordnet anfordern

Ablauf 02 / 08

Unterlagenbeschaffung

Mandatsspezifische Checklisten zeigen, was angefragt, eingegangen und noch offen ist. Erinnerungen richten sich nach dem tatsächlichen Stand.

Unterlagen sicher anfordern
Eingänge dem Mandat zuordnen
Erinnerungen bei Eingang stoppen
Unklare Belege zur Prüfung geben

4Bausteine dieses Ablaufs

(03)

Abb. 03 — Status und nächste Schritte

Ablauf 03 / 08

Mandantenkommunikation

Bestätigte Bearbeitungsstände werden zu verständlichen Statusmeldungen. Persönliche Ansprechpartner bleiben sichtbar; sensible Inhalte werden vor Versand geprüft.

Status aus führenden Systemen
Antwortentwürfe mit Kontext
Abgestimmte Versandregeln
Feedback nach Meilensteinen

4Bausteine dieses Ablaufs

(04)

Abb. 04 — Verantwortung wird sichtbar

Ablauf 04 / 08

Aufgaben und Fristen

Aufgaben, Fälligkeiten und Stellvertretungen werden gemeinsam geführt. Hinweise auf Blockaden helfen Ihrem Team, frühzeitig zu priorisieren.

Verantwortliche je Aufgabe
Zentrale Fristenübersicht
Stellvertretungen dokumentieren
Eskalationswege festlegen

4Bausteine dieses Ablaufs

(05)

Abb. 05 — Eine geordnete Informationsbasis

Ablauf 05 / 08

Daten und Ablage

Wir bereinigen Stammdaten und strukturieren Ablagen. Für jede Datenart wird festgelegt, welches System führt und wer Änderungen verantwortet.

Versionierte Dokumentenablage
Eindeutige Mandatskennungen
Rollen und Zugriffe regeln
Übertragungen nachvollziehen

4Bausteine dieses Ablaufs

(06)

Abb. 06 — Wissen bleibt im Büro

Ablauf 06 / 08

Team und Einarbeitung

Neue Mitarbeitende finden Rollen, Zugänge und Anleitungen an einem Ort. Dokumentierte Arbeitsstände erleichtern Ferienvertretungen und Übergaben.

Einarbeitungsplan je Rolle
Prozessbibliothek aufbauen
Mandatsübergaben dokumentieren
Zugänge bei Austritt entziehen

4Bausteine dieses Ablaufs

(07)

Abb. 07 — Vom Aufwand zur Auswertung

Ablauf 07 / 08

Leistungen und Finanzen

Erbrachte Leistungen, offene Rechnungen und tatsächlicher Aufwand werden nach vereinbarten Definitionen ausgewertet. Die Zahlen bleiben nachvollziehbar.

Nicht fakturierte Leistungen
Debitoren und Rückfragen
Aufwand je Mandat erfassen
Deckungsbeitrag klar definieren

4Bausteine dieses Ablaufs

(08)

Abb. 08 — Assistenz mit klaren Grenzen

Ablauf 08 / 08

Praktische KI

KI fasst freigegebene Informationen zusammen, markiert offene Punkte und bereitet Antworten vor. Berechtigungen und fachliche Freigaben gelten auch hier.

Mandatszusammenfassungen
Hinweise auf fehlende Angaben
Wissenssuche mit Quellen
Prüfung durch Ihr Fachteam

4Bausteine dieses Ablaufs

Welcher Ablauf bremst Ihr Büro?

Wir prüfen den konkreten Bedarf, Ihre Systeme und einen sinnvoll begrenzten Einstieg.

Mandatsalltag besprechen

01 / 08

Scrollen

(01)

Abb. 01 — Vom Erstkontakt zum startklaren Mandat

Ablauf 01 / 08

Mandatsaufnahme

Anfragen, Angebote, Vollmachten und Stammdaten werden in einem abgestimmten Ablauf erfasst. Ihr Team sieht Zuständigkeit, nächste Schritte und fehlende Angaben.

Anfragen und Angebote nachverfolgen
Stammdaten und Vollmachten anfordern
Dubletten vor der Übernahme prüfen
Mandatsstart nach Freigabe

4Bausteine dieses Ablaufs

(02)

Abb. 02 — Belege geordnet anfordern

Ablauf 02 / 08

Unterlagenbeschaffung

Mandatsspezifische Checklisten zeigen, was angefragt, eingegangen und noch offen ist. Erinnerungen richten sich nach dem tatsächlichen Stand.

Unterlagen sicher anfordern
Eingänge dem Mandat zuordnen
Erinnerungen bei Eingang stoppen
Unklare Belege zur Prüfung geben

4Bausteine dieses Ablaufs

(03)

Abb. 03 — Status und nächste Schritte

Ablauf 03 / 08

Mandantenkommunikation

Bestätigte Bearbeitungsstände werden zu verständlichen Statusmeldungen. Persönliche Ansprechpartner bleiben sichtbar; sensible Inhalte werden vor Versand geprüft.

Status aus führenden Systemen
Antwortentwürfe mit Kontext
Abgestimmte Versandregeln
Feedback nach Meilensteinen

4Bausteine dieses Ablaufs

(04)

Abb. 04 — Verantwortung wird sichtbar

Ablauf 04 / 08

Aufgaben und Fristen

Aufgaben, Fälligkeiten und Stellvertretungen werden gemeinsam geführt. Hinweise auf Blockaden helfen Ihrem Team, frühzeitig zu priorisieren.

Verantwortliche je Aufgabe
Zentrale Fristenübersicht
Stellvertretungen dokumentieren
Eskalationswege festlegen

4Bausteine dieses Ablaufs

(05)

Abb. 05 — Eine geordnete Informationsbasis

Ablauf 05 / 08

Daten und Ablage

Wir bereinigen Stammdaten und strukturieren Ablagen. Für jede Datenart wird festgelegt, welches System führt und wer Änderungen verantwortet.

Versionierte Dokumentenablage
Eindeutige Mandatskennungen
Rollen und Zugriffe regeln
Übertragungen nachvollziehen

4Bausteine dieses Ablaufs

(06)

Abb. 06 — Wissen bleibt im Büro

Ablauf 06 / 08

Team und Einarbeitung

Neue Mitarbeitende finden Rollen, Zugänge und Anleitungen an einem Ort. Dokumentierte Arbeitsstände erleichtern Ferienvertretungen und Übergaben.

Einarbeitungsplan je Rolle
Prozessbibliothek aufbauen
Mandatsübergaben dokumentieren
Zugänge bei Austritt entziehen

4Bausteine dieses Ablaufs

(07)

Abb. 07 — Vom Aufwand zur Auswertung

Ablauf 07 / 08

Leistungen und Finanzen

Erbrachte Leistungen, offene Rechnungen und tatsächlicher Aufwand werden nach vereinbarten Definitionen ausgewertet. Die Zahlen bleiben nachvollziehbar.

Nicht fakturierte Leistungen
Debitoren und Rückfragen
Aufwand je Mandat erfassen
Deckungsbeitrag klar definieren

4Bausteine dieses Ablaufs

(08)

Abb. 08 — Assistenz mit klaren Grenzen

Ablauf 08 / 08

Praktische KI

KI fasst freigegebene Informationen zusammen, markiert offene Punkte und bereitet Antworten vor. Berechtigungen und fachliche Freigaben gelten auch hier.

Mandatszusammenfassungen
Hinweise auf fehlende Angaben
Wissenssuche mit Quellen
Prüfung durch Ihr Fachteam

4Bausteine dieses Ablaufs

Welcher Ablauf bremst Ihr Büro?

Wir prüfen den konkreten Bedarf, Ihre Systeme und einen sinnvoll begrenzten Einstieg.

Mandatsalltag besprechen

01 / 08

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Werkzeuge

Vorhandene Lizenzen und Funktionen zuerst prüfen

Werkzeuge

Mehr aus Ihren vorhandenen Systemen holen.

Abacus, Buchhaltung, Postfach und Dokumentenablage bleiben dort im Einsatz, wo sie passen. Mit Ihrem Softwarepartner prüfen wir Module, Schnittstellen, Rechte und Kosten. Zusätzliche Plattformen entstehen nur bei nachvollziehbarem Mehrwert.

Mehr aus Ihren vorhandenen Systemen holen.

IntegrationsbeispielSchnittstellen prüfen

Ihre verbundene Arbeitsumgebung

RollenZugriffe festlegenFreigabenFachteam einbindenLogsÜbertragungen prüfen

Abacus

bexio

Microsoft 365

Google Workspace

ClickUp

Notion

n8n

Make

OpenAI

Warum wir

Mögliche Ausgangslage und abgestimmter Zielablauf

Warum wir

Weniger Brüche zwischen Ihren Abläufen.

Verteilte Informationen und manuelle Übergaben müssen kein Dauerzustand bleiben. Der Vergleich zeigt mögliche Engpässe und ein gemeinsam zu prüfendes Zielbild – keine Aussage über jedes Treuhandbüro.

Weniger Brüche zwischen Ihren Abläufen.

Wenn Übergaben manuell bleibenMögliche Ausgangslage

UnterlagenEinzelne Anhänge und manuelles Nachfragen

MandatsstatusArbeitsstand in einzelnen Postfächern

StellvertretungWissen hängt an einzelnen Personen

WirtschaftlichkeitErlös und Aufwand getrennt betrachten

KI-NutzungUnklare Datenwege und Freigaben

Gemeinsam definierter ZielablaufPassend zu Ihrem Büro

UnterlagenCheckliste, Eingang und Erinnerungsregeln

MandatsstatusBestätigter Status mit nächstem Schritt

StellvertretungDokumentierte Übergabe und Rollenrechte

WirtschaftlichkeitGemeinsam definierte Mandatskennzahlen

KI-NutzungGeprüfte Werkzeuge und fachliche Kontrolle

Ziehen

Grundsatz 01

Führende Datenquellen festlegen

Wir klären, wo gültige Stammdaten, Unterlagen und Statuswerte liegen, wer sie pflegt und welche Übertragungen nötig sind.

Daten

Klare Quelle je Datenart

Grundsatz 02

Fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen

KI bereitet Zusammenfassungen und Entwürfe vor. Fachliche Beurteilungen und sensible Versandfreigaben erfolgen nach Ihren Regeln.

Freigabe

Rollen und Prüfungen definieren

Grundsatz 03

Integrationen betreut betreiben

Protokollierung, Fehlermeldungen und Zuständigkeiten werden für die vereinbarten Abläufe eingerichtet. Support und Reaktionszeiten stehen im Angebot.

Betrieb

Verantwortung statt stiller Fehler

Grundsatz 04

Nutzen gemeinsam überprüfen

Vorher und nachher betrachten wir denselben Ablauf: Aufwand, Rückfragen, Durchlaufzeit und tatsächliche Nutzung.

Nutzen

Gemessene Wirkung statt Pauschalversprechen

Perspektiven

Mandanten · Mitarbeitende · Inhaber

Perspektiven

Ein Arbeitsalltag. Drei Perspektiven.

Gute Digitalisierung ist im Alltag spürbar: Mandanten wissen, was als Nächstes passiert, Mitarbeitende finden den Kontext und Inhaber können gezielt steuern.

Ein Arbeitsalltag. Drei Perspektiven.

Gute Digitalisierung ist im Alltag spürbar: Mandanten wissen, was als Nächstes passiert, Mitarbeitende finden den Kontext und Inhaber können gezielt steuern.

Für Ihre Mandanten

Ihre Mandanten wissen, wer zuständig ist, welche Unterlagen fehlen und was als Nächstes geschieht. Verständliche Statusmeldungen und klare Kontaktwege ergänzen die persönliche Beratung.

Weniger selbst koordinieren. Klar informiert bleiben.

Für Ihre Mitarbeitenden

Ein gemeinsamer Arbeitsstand verbindet Mandat, Dokumente, Kommunikation, Aufgaben und Fristen. Einarbeitung und Stellvertretung bauen auf dokumentierten Abläufen und geregelten Zugängen auf.

Weniger suchen. Mit dem richtigen Kontext weiterarbeiten.

Für Inhaber und Geschäftsleitung

Sie sehen blockierte Mandate, offene Leistungen, Auslastung und Forderungen nach vereinbarten Definitionen. So können Sie Prioritäten, Prozesse und wirtschaftliche Entscheidungen gezielter besprechen.

Zusammenhänge sehen. Bewusst priorisieren.

Zusammenarbeit

Passend zu Ihrem Treuhandbüro.

Wir beginnen mit einem sinnvollen ersten Prozess und vereinbaren, wie Ihr Büro danach begleitet wird. Bestehende Funktionen, Ihr IT-Partner und die tatsächliche Nutzung geben die Richtung vor.

Ein klarer Startprozess

Modell 01 · Begrenzter Pilot

Gezielt starten

Wir prüfen einen konkreten Engpass, definieren Ausgangswerte und setzen einen begrenzten Ablauf mit ausgewählten Mandaten um. Umfang, Preis und Abnahme werden vor dem Start vereinbart.

Vereinbarter Projektumfang

Ausgangslage und Messzeitraum

Zum Beispiel Unterlagenbeschaffung

Integration bestehender Werkzeuge

Schulung und Dokumentation

Betrieb und Übergabe klar vereinbaren

Projekt besprechen

Schritt für Schritt verbessern

Modell 02 · Laufende Begleitung

Gemeinsam weiterentwickeln

Nach dem Einstieg betreuen wir die vereinbarten Abläufe, prüfen Nutzung und Kennzahlen und priorisieren Verbesserungen gemeinsam mit Ihrem Büro.

Gemeinsame Prioritätenliste

Kontinuierliche Umsetzung

Mandatsabläufe und Integrationen

Daten, Kennzahlen und gezielte KI

Betrieb im vereinbarten Umfang

Regelmässige Auswertung und Roadmap

Digitalisierung planen

Umfang nach Bestandsaufnahme

Modell 03 · Systemlandschaft

Bestehendes sinnvoll verbinden

Für mehrere Anwendungen und komplexe Übergaben: Gemeinsam mit Ihrem Software- oder IT-Partner klären wir führende Systeme, Schnittstellen und die schrittweise Einführung.

Mandatsaufnahme und Stammdaten

Angebote, Leistungen und Rechnungen

Unterlagen und Mandantenbetreuung

Mandatscockpit und Kapazitätsübersicht

Wissensassistenz mit Freigaben

Geprüfte Schnittstellen und Datenabgleich

Anforderungen besprechen

Ein Ansprechpartner für Ihre verbundenen Mandatsabläufe.

Wir klären Bedarf, Mitwirkung, Lizenzen und Betrieb. Ein individuelles Angebot grenzt Leistungen und Kosten nachvollziehbar ab.

Zusammenarbeit besprechen

Zusammenarbeit

Passend zu Ihrem Treuhandbüro.

Wir beginnen mit einem sinnvollen ersten Prozess und vereinbaren, wie Ihr Büro danach begleitet wird. Bestehende Funktionen, Ihr IT-Partner und die tatsächliche Nutzung geben die Richtung vor.

Ein klarer Startprozess

Modell 01 · Begrenzter Pilot

Gezielt starten

Wir prüfen einen konkreten Engpass, definieren Ausgangswerte und setzen einen begrenzten Ablauf mit ausgewählten Mandaten um. Umfang, Preis und Abnahme werden vor dem Start vereinbart.

Vereinbarter Projektumfang

Ausgangslage und Messzeitraum

Zum Beispiel Unterlagenbeschaffung

Integration bestehender Werkzeuge

Schulung und Dokumentation

Betrieb und Übergabe klar vereinbaren

Projekt besprechen

Schritt für Schritt verbessern

Modell 02 · Laufende Begleitung

Gemeinsam weiterentwickeln

Nach dem Einstieg betreuen wir die vereinbarten Abläufe, prüfen Nutzung und Kennzahlen und priorisieren Verbesserungen gemeinsam mit Ihrem Büro.

Gemeinsame Prioritätenliste

Kontinuierliche Umsetzung

Mandatsabläufe und Integrationen

Daten, Kennzahlen und gezielte KI

Betrieb im vereinbarten Umfang

Regelmässige Auswertung und Roadmap

Digitalisierung planen

Umfang nach Bestandsaufnahme

Modell 03 · Systemlandschaft

Bestehendes sinnvoll verbinden

Für mehrere Anwendungen und komplexe Übergaben: Gemeinsam mit Ihrem Software- oder IT-Partner klären wir führende Systeme, Schnittstellen und die schrittweise Einführung.

Mandatsaufnahme und Stammdaten

Angebote, Leistungen und Rechnungen

Unterlagen und Mandantenbetreuung

Mandatscockpit und Kapazitätsübersicht

Wissensassistenz mit Freigaben

Geprüfte Schnittstellen und Datenabgleich

Anforderungen besprechen

Ein Ansprechpartner für Ihre verbundenen Mandatsabläufe.

Wir klären Bedarf, Mitwirkung, Lizenzen und Betrieb. Ein individuelles Angebot grenzt Leistungen und Kosten nachvollziehbar ab.

Zusammenarbeit besprechen

Team

6 Spezialisten

Ihr Umsetzungsteam für den digitalen Mandatsalltag.

Sie arbeiten direkt mit unserem Team für Systemarchitektur, Software, Automationen und Integrationen. Gemeinsam mit Ihrem Treuhandbüro und bestehenden IT-Partner bringen wir die vereinbarten Abläufe in den Alltag.

Mit der Maus über eine Person fahren oder auf dem Smartphone antippen.

4

Phasen

1

Roadmap

1

Begleitung

1

Startprozess

Team

6 Spezialisten

Ihr Umsetzungsteam für den digitalen Mandatsalltag.

Mit der Maus über eine Person fahren oder auf dem Smartphone antippen.

4

Phasen

1

Roadmap

1

Begleitung

1

Startprozess

Team

6 Spezialisten

Ihr Umsetzungsteam für den digitalen Mandatsalltag.

Mit der Maus über eine Person fahren oder auf dem Smartphone antippen.

4

Phasen

1

Roadmap

1

Begleitung

1

Startprozess

Ablauf

Vom Kennenlernen zum klaren nächsten Schritt

Ablauf

Lernen wir Ihren Mandatsalltag kennen.

Im ersten Gespräch prüfen wir einen konkreten Ablauf, Ihre bestehende Software und die wichtigste offene Frage. Danach legen wir einen sinnvollen nächsten Schritt fest.

Schritt

Erstgespräch vereinbaren

Wählen Sie einen Termin für ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch. Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit, der Ihrem Team heute Aufwand macht.

Erstberatung

09:00

09:20

09:40

10:00

10:20

Schritt

Ihren Mandatsablauf verstehen

Wir besprechen Unterlagenfluss, Zuständigkeiten, vorhandene Software und den wichtigsten Engpass. Wo nötig stimmen wir die nächsten Prüfungen mit Ihrem IT- oder Softwarepartner ab.

Eingehender Anruf

systemlink

Schritt

Zielbild und Pilot abgrenzen

Ausgangswerte, führende Systeme, Freigaben und ein sinnvoller erster Prozess werden festgelegt. Sie erhalten ein Angebot mit nachvollziehbarem Umfang und Preis.

Schritt

Einführen und gemeinsam verbessern

Wir testen den vereinbarten Ablauf, schulen Ihr Team und starten schrittweise mit ausgewählten Mandaten. Betrieb, Dokumentation und weitere Verbesserungen werden gemeinsam geregelt.

Schritt

Erstgespräch vereinbaren

Wählen Sie einen Termin für ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch. Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit, der Ihrem Team heute Aufwand macht.

Erstberatung

09:00

09:20

09:40

10:00

10:20

Schritt

Ihren Mandatsablauf verstehen

Wir besprechen Unterlagenfluss, Zuständigkeiten, vorhandene Software und den wichtigsten Engpass. Wo nötig stimmen wir die nächsten Prüfungen mit Ihrem IT- oder Softwarepartner ab.

Eingehender Anruf

systemlink

Schritt

Zielbild und Pilot abgrenzen

Ausgangswerte, führende Systeme, Freigaben und ein sinnvoller erster Prozess werden festgelegt. Sie erhalten ein Angebot mit nachvollziehbarem Umfang und Preis.

Schritt

Einführen und gemeinsam verbessern

Wir testen den vereinbarten Ablauf, schulen Ihr Team und starten schrittweise mit ausgewählten Mandaten. Betrieb, Dokumentation und weitere Verbesserungen werden gemeinsam geregelt.

Schritt

Erstgespräch vereinbaren

Wählen Sie einen Termin für ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch. Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit, der Ihrem Team heute Aufwand macht.

Erstberatung

09:00

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Ihren Mandatsablauf verstehen

Wir besprechen Unterlagenfluss, Zuständigkeiten, vorhandene Software und den wichtigsten Engpass. Wo nötig stimmen wir die nächsten Prüfungen mit Ihrem IT- oder Softwarepartner ab.

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Zielbild und Pilot abgrenzen

Ausgangswerte, führende Systeme, Freigaben und ein sinnvoller erster Prozess werden festgelegt. Sie erhalten ein Angebot mit nachvollziehbarem Umfang und Preis.

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Einführen und gemeinsam verbessern

Wir testen den vereinbarten Ablauf, schulen Ihr Team und starten schrittweise mit ausgewählten Mandaten. Betrieb, Dokumentation und weitere Verbesserungen werden gemeinsam geregelt.

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Luka Jukic

Strategie & Systemarchitektur

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FAQ

6 Fragen

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Fragen und Antworten

Was Schweizer Treuhandbüros vor der Digitalisierung ihrer Abläufe wissen sollten.

(01)

Für welche Treuhandbüros ist das sinnvoll?

(02)

Wir haben bereits Abacus und einen IT-Partner. Brauchen wir Sie trotzdem?

(03)

Müssen wir unsere Software wechseln?

(04)

Übernimmt KI fachliche Entscheidungen oder verbindliche Fristen?

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In Wädenswil im Kanton Zürich zuhause. Von hier aus verbinden wir Menschen, Prozesse und Systeme.

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